Quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc được hiểu là lộ trình hướng dẫn thực hiện các bước công việc theo một tiêu chuẩn được đặt ra để đạt được những kỳ vọng, mục đích của công việc. Ngoài ra, quy trình làm việc có thể được thay đổi, bổ sung và tối ưu hóa theo từng giai đoạn để phù hợp với những yêu cầu và công việc mới.

Dựa vào từng chức năng và nhiệm vụ mà quy trình làm việc có thể được chia làm 4 nhóm: quy trình quản lý vận hành doanh nghiệp, quy trình quản lý khách hàng, quy trình quản lý đổi mới và quy trình xã hội, điều tiết cơ quan quản lý nhà nước.

Lợi ích của việc xây dựng quy trình làm việc trong doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp xây dựng và thực hiện tốt quy trình làm việc chuẩn sẽ đem lại rất nhiều lợi ích như:

• Cải thiện và gia tăng năng suất làm việc của toàn doanh nghiệp giúp công việc được vận hành trơn tru và phối hợp nhịp nhàng. Phát hiện và giải quyết nhanh các vấn đề xảy ra.
• Cắt giảm chi phí và tiết kiệm thời gian làm việc cho những khâu không cần thiết. Từ đó, giúp công việc được diễn ra xuyên suốt, hoàn thành đúng tiến độ.
• Nhờ tạo ra những đột phá trong công việc mới giúp nâng cao vị thế cạnh tranh trong doanh nghiệp.
• Các đầu công việc, nhiệm vụ được chuẩn hóa theo thứ tự giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành.
• Giúp thu hẹp khoảng cách giao tiếp giữa khách hàng và công ty thông qua các báo cáo đánh giá và nghiên cứu thị trường. Thu hẹp khoảng cách giữa các nhân viên với nhau, giữa sếp với nhân viên trong công tác giải quyết công việc. 

Với những lợi thế như trên, rõ ràng việc xây dựng và quản lý một quy trình làm việc chuẩn, chuyên nghiệp chính là con đường dẫn tới sự thành công mà các cấp lãnh đạo không thể nào bỏ qua.

 

Các bước xây dựng và quản lý quy trình làm việc chuyên nghiệp

Để xây dựng một quy trình làm việc chuẩn, hiệu quả thì các doanh nghiệp cần phải hiểu rõ tất cả các bước sau:

Bước 1: Xác định các nhu cầu và mục tiêu của công việc

Bước đầu tiên trong xây dựng một quy trình làm việc tiêu chuẩn là xác định nhu cầu. Doanh nghiệp cần xác định nhu cầu của nhiệm vụ này là gì: để áp dụng các tiêu chuẩn mới, nâng cấp hệ thống, tái cấu trúc doanh nghiệp hay do yêu cầu của quản lý, ban lãnh đạo…

Ngoài việc xác định nhu cầu thì xác định mục đích và phạm vi cũng được doanh nghiệp quan tâm tại bước này. Xác định mục đích công việc sẽ giúp doanh nghiệp xác định được các bước để thực hiện công việc, kiểm soát thời gian thực hiện, tần suất công việc của mỗi cá nhân… Phạm vi của mỗi quy trình sẽ giúp doanh nghiệp khoanh vùng được đối tượng cần thực hiện và tuân thủ quy trình làm việc đã đề ra. Phạm vi này có thể là một cá nhân, phòng ban hoặc lĩnh vực…tùy mục đích.

Bước 2: Xác định số bước trong quy trình làm việc

Bạn cần xác định số bước công việc cần làm để xây dựng tốt một quy trình làm việc. Thông thường, một quy trình làm việc sẽ từ 8 – 12 bước. Hiện nay, công thức 5W-1H-5M được nhiều doanh nghiệp áp dụng để phân tích các bước của một quy trình làm việc.

Trong đó 5W-1H bao gồm:

• What? (là gì?): Xác định nội dung các công việc trong quy trình.
• Why? (vì sao?): Xác định các mục tiêu, yêu cầu của công việc.
• When? (khi nào?): Xác định mốc thời gian thực hiện, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc.
• Where? (ở đâu?): Xác định địa điểm, nơi thực hiện công việc.
• Who? (ai?): Xác định người thực hiện các công việc, người hỗ trợ hay người giám sát.
• How? (như thế nào?): Xác định các phương pháp để thực hiện công việc.

Còn 5M là xác định nguồn lực gồm:

• Man (nguồn nhân lực): Nhân sự thực hiện các công việc có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất không?…
• Money (tiền bạc) : Là ngân sách thực hiện các công việc này là bao nhiêu? Sẽ được giải ngân bao nhiêu lần?…
• Material (nguyên vật liệu, hệ thống cung ứng): Những tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng là gì? Các tiêu chuẩn nguyên vật liệu ra sao?…
• Machine (công nghệ, máy móc): Tiêu chuẩn của máy móc là gì? Áp dụng những công nghệ nào để thực hiện các công việc?…
• Method (phương pháp làm việc): Làm việc theo các phương pháp nào.

Bước 3: Xác định người thực hiện công việc

Bạn cần phải xác định mỗi bước công việc do bộ phận hay cá nhân nào thực hiện:

• Người thực hiện công việc có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng hay không?
• Nếu có nhiều quy trình, cần xác định chặt chẽ hơn: người thực hiện chính, người thực hiện phụ hay người hỗ trợ.

Bước 4: Kiểm tra, kiểm soát quy trình làm việc

Trong quá trình xây dựng quy trình làm việc, các nhà quản trị cần xác định một số phương pháp để kiểm tra, kiểm soát toàn bộ quy trình thực hiện. Nhờ đó có thể đảm bảo đánh giá đúng mức độ tối ưu và đưa ra những thay đổi, cải tiến phù hợp cho bộ máy vận hành.  

Công việc kiểm soát được thực hiện nghiêm túc thông qua các yếu tố sau:

• Đơn vị đo lường các công việc.
• Công dụng cụ và phương pháp đo lường.
• Các điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu.

Các yếu tố cần quan tâm đối với xác định phương pháp kiểm tra bao gồm:

• Các bước cần thực hiện trong phương pháp kiểm tra.
• Người được thực hiện việc kiểm tra.
• Tần suất kiểm tra. 
• Các điểm trọng yếu cần được kiểm tra.

Bước 5: Xác định điểm cần kiểm tra thử nghiệm

Tiếp theo, việc xác định điểm kiểm tra thử nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp xác định các công việc có thực hiện đúng tiêu chuẩn đặt ra không? Để từ đó đưa ra các phương án điều chỉnh phù hợp. Có thể nói, với bước này sẽ cho doanh nghiệp thấy được rõ nhất tính khả thi của quy trình làm việc.

• Pre – test: là giai đoạn làm thử, sản xuất thử, là một trong các điểm quan trọng nhất của phương pháp thử nghiệm này.
• Test trong quá trình thực hiện công việc.
• Đo lường được tính khả thi trong quy trình làm việc.

Các yếu tố cần thiết trong bảng kiểm tra thử nghiệm: công đoạn, điểm kiểm soát, tần suất, thiết bị sử dụng, người kiểm tra, tài liệu hướng dẫn, hồ sơ…

Bước 6: Mô tả, diễn giải các bước công việc

Mô tả, diễn giải các bước công việc là xây dựng nội dung hướng dẫn, mô tả cụ thể chi tiết các bước trong quy trình làm việc và cách thức thực hiện các công việc để nhân viên có thể áp dụng dễ dàng vào thực tế.

Bước 7: Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tham khảo kèm theo

Bước cuối cùng để hoàn thiện quy trình làm việc trong doanh nghiệp là hoàn thiện các nội dung hướng dẫn, mô tả cụ thể chi tiết, giải thích các định nghĩa, thuật ngữ trong quy trình và diễn giải các từ ngữ viết tắt.

Nếu trong quy trình có các biểu mẫu kèm theo thì cần quy định rõ các thông tin, các quy định biểu mẫu nằm trong nội dung nào.